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任何企業(yè)的知識(shí)管理變革都不是一蹴而就的，企業(yè)在變革之前需要擁有比較穩(wěn)定的管理基礎(chǔ)和組織架構(gòu)，而具體的實(shí)施中需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來確定相應(yīng)的步驟，論證好哪些功能可以先上，哪些需要后上；哪些業(yè)務(wù)可以通過系統(tǒng)來管理，哪些還需要通過完善業(yè)務(wù)后再移植到系統(tǒng)中等問題，對(duì)于研發(fā)型企業(yè)，尤其是我們所說的研究院類企業(yè)則尤其如此。相信通過各個(gè)系統(tǒng)間知識(shí)的流轉(zhuǎn)與協(xié)同應(yīng)用，必能驅(qū)動(dòng)這個(gè)企業(yè)像奔騰在原野中的列車，馳騁于知識(shí)密集型企業(yè)的最前沿。

某企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)規(guī)劃案例

這里，我們通過國內(nèi)某企業(yè)的協(xié)同/知識(shí)管理系統(tǒng)的規(guī)劃為例來共同探討一下企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)。如圖1所示其知識(shí)系統(tǒng)藍(lán)圖。

圖1 某企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)藍(lán)圖

該企業(yè)未來的協(xié)同/知識(shí)管理系統(tǒng)主要由辦公管理平臺(tái)、知識(shí)管理平臺(tái)、交流協(xié)作平臺(tái)以及與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成平臺(tái)構(gòu)成。

（1）辦公管理平臺(tái)：主要由輔助辦公管理、個(gè)人事務(wù)管理、行政辦公管理、業(yè)務(wù)支持管理四大模塊組成。

輔助辦公管理：

會(huì)議管理——通過工作流的方式進(jìn)行參加會(huì)議人員名單確定，安排會(huì)議室預(yù)訂，處理重要的與會(huì)人員的時(shí)間沖突等。對(duì)于會(huì)議議程、紀(jì)要、文件等會(huì)議相關(guān)資料的準(zhǔn)備、編制、審批、發(fā)放、跟蹤落實(shí)、反饋情況等。

辦公用品管理——辦公用品的申請(qǐng)、批復(fù)、購買、領(lǐng)用、分發(fā)管理；調(diào)離員工的辦公用品清理的管理；對(duì)辦公設(shè)備的狀態(tài)、使用費(fèi)用等相關(guān)事項(xiàng)的管理；辦公用品申請(qǐng)計(jì)劃；辦公用品領(lǐng)用；辦公用品統(tǒng)計(jì)等。

圖書管理——圖書清單、借閱管理；圖書統(tǒng)計(jì)和借閱統(tǒng)計(jì)。

車輛管理——車輛使用狀態(tài)；用車申請(qǐng)；用車審批；車輛日程安排等；使用費(fèi)用等相關(guān)事項(xiàng)的管理。等等。

個(gè)人事務(wù)管理：

個(gè)人計(jì)劃管理——員工可在線填寫工作完成情況，可隨時(shí)了解上下級(jí)員工的工作計(jì)劃，并分配和接收任務(wù)。具備有界面友好的個(gè)人和部門日歷。

待辦事宜集成——通過將來源于收發(fā)文、會(huì)議管理等流程，等待自己處理的各種事務(wù)匯集在一個(gè)可直接進(jìn)行處理的界面中，提高個(gè)人和整個(gè)工作流程的效率等。

行政辦公管理：

請(qǐng)示報(bào)告——申請(qǐng)包括會(huì)議申請(qǐng)、工作總結(jié)、立項(xiàng)申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)、出差申請(qǐng)等事務(wù)性工作請(qǐng)示，所有申請(qǐng)都必須由申請(qǐng)人先填寫申請(qǐng)表，然后經(jīng)有關(guān)人員進(jìn)行審批，最后才能進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)（如休假、出差等）。請(qǐng)假申請(qǐng)應(yīng)與HR人力資源管理系統(tǒng)集成，實(shí)時(shí)更新員工的休假、考勤記錄。

公文管理——實(shí)現(xiàn)文件、信息的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，并對(duì)文件、信息處理情況提供了簡單易用的實(shí)時(shí)監(jiān)控機(jī)制，方便實(shí)時(shí)掌握企業(yè)的工作情況。對(duì)公文流轉(zhuǎn)的流程進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)催辦、督辦功能；外出授權(quán)和秘書授權(quán)，避免因處理人外出導(dǎo)致流轉(zhuǎn)過程的中斷；提供公文內(nèi)容及其流轉(zhuǎn)過程的歸檔處理功能；根據(jù)公文的密級(jí)設(shè)置不同的調(diào)閱審批流程，并記錄調(diào)閱相關(guān)信息。

收、發(fā)文管理——支持靈活的收、發(fā)文處理流程要素，包括擬稿、核稿、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核、會(huì)簽、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)審批（簽發(fā)）、催、督辦、情況反饋、留檔備查等；支持多種類型、靈活的文件處理流程；支持留痕跡功能，使文件處理整個(gè)過程的信息可追蹤并易于理解。

提供文件格式（表頭、正文、附件、表單）的全屏設(shè)計(jì)功能，用戶可以根據(jù)需要隨時(shí)更改文件的使用格式。提供模版定制功能，對(duì)于文件中的數(shù)據(jù)格式可以定義，以方便進(jìn)行不同系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作。

預(yù)先提供大量公文的模板。支持手寫簽名批示、多級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手寫會(huì)簽；支持電子印章，領(lǐng)導(dǎo)可蓋電子印章簽名。

業(yè)務(wù)支持管理：

合同管理——包括合同模板、合同擬訂、合同屬性分類、合同關(guān)鍵信息結(jié)構(gòu)化表單、合同建立、合同變更、合同審批等；支持合同擬訂、簽訂、執(zhí)行、評(píng)價(jià)等項(xiàng)目合同的全過程管理。支持合同擬訂、變更、支付申請(qǐng)等業(yè)務(wù)審批流程。

財(cái)務(wù)支持管理——實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)發(fā)票申請(qǐng)，申請(qǐng)流程綁定發(fā)票申請(qǐng)單模板，為財(cái)務(wù)部門的審核提供詳細(xì)信息。日后可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷審批，電子報(bào)銷審批工作流審核報(bào)銷帳目的合理性，財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷單據(jù)的真?zhèn)涡裕�分離報(bào)銷審核職能，節(jié)省審批時(shí)間。提供個(gè)人、部門的報(bào)銷統(tǒng)計(jì)信息，便于預(yù)算的控制。

（2）交流協(xié)作平臺(tái)：通暢的信息交流平臺(tái)是實(shí)施知識(shí)管理的基本保障，沒有通暢的交流協(xié)作平臺(tái)，企業(yè)知識(shí)仍然還是存放于各個(gè)部門的“知識(shí)孤島”。交流協(xié)作平臺(tái)的功能需求主要包括：集成電子郵件、協(xié)同傳遞、及時(shí)交流、企業(yè)新聞。

集成電子郵件——集成所內(nèi)現(xiàn)有的電子郵件系統(tǒng)，在辦公平臺(tái)上收發(fā)內(nèi)部的電子郵件（出于安全考慮，收發(fā)外部郵件在各部門的網(wǎng)吧中進(jìn)行），提供標(biāo)準(zhǔn)郵件功能的系統(tǒng)，如POP3，SMTP，IMAP4等。提供基于Web的存取界面，和Portal的用戶能夠?qū)崿F(xiàn)單點(diǎn)登錄。

協(xié)同傳遞——對(duì)研究所研發(fā)過程中的技術(shù)文檔進(jìn)行項(xiàng)目組內(nèi)部協(xié)同傳遞，同時(shí)，對(duì)跨部門的項(xiàng)目要能夠?qū)崿F(xiàn)技術(shù)文檔的跨部門/跨系統(tǒng)傳遞。

及時(shí)交流——通過移動(dòng)短信等手段可以實(shí)現(xiàn)研究所內(nèi)部的及時(shí)交流，支持按部門群發(fā)功能；實(shí)時(shí)交流，并通過組織、部門、項(xiàng)目等定位實(shí)時(shí)交流對(duì)象，支持發(fā)送附件。

企業(yè)新聞——在系統(tǒng)首頁處放置企業(yè)最近的新聞、公告，便于員工了解企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。也可根據(jù)需求，通過多級(jí)新聞公告目錄的方式，建立事業(yè)部級(jí)的新聞、公告界面，相關(guān)工作領(lǐng)域的工作人員可以通過導(dǎo)航目錄進(jìn)入相關(guān)界面，了解部門信息。

（3）文檔與內(nèi)容管理平臺(tái)：主要包括文檔發(fā)布、過程文檔、檔案、模版管理等以下幾個(gè)部分。

文檔發(fā)布管理——基于研究所《檔案管理制度》建立知識(shí)管理系統(tǒng)和文檔上傳管理制度，分級(jí)知識(shí)目錄來管理�？梢苑謩e對(duì)不同角色、不同目錄設(shè)置是否可以發(fā)布的權(quán)限，可以對(duì)不同目錄發(fā)布的文檔是否需要進(jìn)行審批進(jìn)行設(shè)置。

過程文檔管理——對(duì)于項(xiàng)目過程中所產(chǎn)生的中間過程文檔，通過建立知識(shí)文檔的分類體系來分別存放管理。過程文檔可加掛項(xiàng)目、知識(shí)領(lǐng)域等屬性，方便多維度的查詢。對(duì)于分級(jí)目錄，配合權(quán)限體系實(shí)現(xiàn)安全保密范圍內(nèi)的最大程度的共享。可以從不同目錄（維度）來訪問同一文檔，具備文檔查找的搜索引擎，可以搜索主題和正文，可以搜索附件（word、PDF、excel等）。

檔案管理——支持技術(shù)檔案在內(nèi)的各類研究所文檔的歸檔、組卷、編目、查詢功能，支持多級(jí)目錄的文檔存檔方式，提供多種維度的查詢方式。支持知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)成果的分類與應(yīng)用，提供知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)成果的生命周期管理，保證內(nèi)部的知識(shí)產(chǎn)權(quán)能夠查詢、傳遞，方便共享，促進(jìn)研究所內(nèi)部技術(shù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理和應(yīng)用，讓技術(shù)知識(shí)真正轉(zhuǎn)換成果和效益。

模板管理——匯總研究所各工作領(lǐng)域所需使用的文檔模板、表格等，對(duì)模板按照應(yīng)用進(jìn)行分類，便于日常工作中的調(diào)用。支持模板的制作、發(fā)布、更改、搜索等功能。

知識(shí)社區(qū)——虛擬化的協(xié)作空間，使相關(guān)人員能夠?qū)δ承┕餐�感興趣的問題進(jìn)行交流和協(xié)作，通過交流、協(xié)作促使隱性知識(shí)向顯性知識(shí)轉(zhuǎn)化。知識(shí)社區(qū)可根據(jù)知識(shí)領(lǐng)域劃分空間，支持匿名和署名發(fā)表的切換，支持審核后發(fā)表功能。

E-learning——支持同步教學(xué)、異步教學(xué)和自我安排學(xué)習(xí)。

競爭情報(bào)管理——配套管理規(guī)范和激勵(lì)機(jī)制，各個(gè)部門按照工作領(lǐng)域收集（政策類、市場類、競爭對(duì)手類、合作伙伴類等），定期收集、篩選重要的行業(yè)和技術(shù)情報(bào)，并轉(zhuǎn)化為有效的情報(bào)信息。對(duì)情報(bào)質(zhì)量進(jìn)行有效審核，并進(jìn)行分類分級(jí)。

客戶/供應(yīng)商信息管理——登記客戶/供應(yīng)商資料（關(guān)鍵屬性：資質(zhì)信息、經(jīng)營范圍等關(guān)鍵屬性）、對(duì)客戶/供應(yīng)商進(jìn)行分類，并限定創(chuàng)建權(quán)限和信息建立規(guī)范，制定專門人員進(jìn)行名錄的定期維護(hù)�？煞奖悴樵儤I(yè)務(wù)人員項(xiàng)目跟蹤情況、跟蹤業(yè)務(wù)往來及反饋登記情況，對(duì)客戶可按照不同屬性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

（4）管理駕駛艙：管理駕駛艙的實(shí)質(zhì)目的是針對(duì)不同部門、不同主題的深度的數(shù)據(jù)分析、建模、圖形化展示，從而達(dá)到企業(yè)不同部門對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)分析、預(yù)警、監(jiān)控、決策的作用。

可以針對(duì)多個(gè)主題（定單主題、采購主題、物流主題、營銷主題、服務(wù)主題、財(cái)務(wù)主題、研發(fā)主題、戰(zhàn)略主題、知識(shí)主題等）提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的多種統(tǒng)計(jì)、趨勢分析功能，為高層進(jìn)一步了解企業(yè)現(xiàn)狀和制定決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和決策支持。根據(jù)不同的角色去對(duì)應(yīng)不同主題進(jìn)行相關(guān)指標(biāo)、信息、數(shù)據(jù)的展示，從而實(shí)現(xiàn)管理環(huán)境的E化。其管理駕駛艙愿景藍(lán)圖如圖2.

圖2 管理駕駛艙愿景藍(lán)圖