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有效的溝通是提高企業(yè)組織運行效益的一個重要環(huán)節(jié)。實現(xiàn)管理溝通規(guī)范化，也就是通過把一種高效、科學的溝通技巧和方法作為一種管理人員的具體管理行為規(guī)范確立下來，讓每個管理人員都遵照執(zhí)行。

認為溝通是很簡單的事，從而在管理溝通中不愿花精力、投入時間，準備不充分，實施溝通不慎重，必然不會有良好有效的溝通。

溝通本身就是與他人進行深層交往，并且具有明確的目的，是要通過溝通解決特定的問題。而任何一個溝通對象都是有自己獨立的利益和意志的人，投入精力，慎重地實施溝通，還不一定能夠達到理解和認同的目的。不慎重對待，這就必然難以獲得良好有效的溝通效果。所以，首先要有積極而慎重的態(tài)度，并在此基礎(chǔ)上，進行認真準備、嚴肅實施、藝術(shù)表達、用心傾聽和積極反饋。

認真準備的五個要求。

這是強調(diào)在進行特定的管理溝通時，要有充分的準備。其內(nèi)容包括：

n 分析確定溝通對象的個人特征，包括利益特征、性格特征、價值特征、人際關(guān)系特征等，并把握其可能的態(tài)度；

n 認真準備溝通表達內(nèi)容，盡可能做到條理清楚、簡明扼要、用語通俗易懂，并擬寫溝通表達提綱；

n 選擇恰當?shù)臏贤ǚ绞剑�即使是選擇面對面的溝通，也要事先確定溝通的方式，是直接告知，還是婉言暗示，是正面陳述，還是比喻說明，都要事先進行選擇和設(shè)計；

n 事先告之溝通的主題內(nèi)容，讓溝通對象也為溝通做好準備；

n 在與溝通對象交換意見的基礎(chǔ)上，共同確立溝通的時間、時限和地點。

嚴肅實施的八個要求。

準備工作做充分了，也就為有效的溝通奠定了基礎(chǔ)。但要保證溝通的效果，在實施溝通的過程中還必須嚴肅對待，尤其是要注意避免以下問題的發(fā)生：

n 高高在上，難有平等的心態(tài)對待溝通對象；

n 對溝通對象不尊重、不禮貌；

n 以冷嘲熱諷的語氣與溝通對象講話；

n 正面反駁對方；

n 隨意打斷對方的講話；

n 心不在焉地聽溝通對象講話；

n 過于夸張的手勢；

n 否定對方價值的用詞。

藝術(shù)表達的11個要求。

所謂表達就是向你的聽眾闡述你的思想、主張、要求、建議，意在推銷你的觀念，發(fā)表你的見解，提出你的要求。

溝通不是簡單地用邏輯分析來說服對方，而是要用溝通對象自己所提供的事實，以及對方不能否認的事實，與對方個人的利益建立起直接的聯(lián)系，以誘導(dǎo)對方。在這里要絕對避免的問題是，把自己的觀點以雄辯的方式強加給對方，讓對方感到自己弱智或者輸理。

溝通的一個主要作用，就是向溝通對象傳達自己的想法和情感。這就決定了表達是溝通的最重要環(huán)節(jié)，因而使表達方式的選擇就顯得極度為重要。沒有藝術(shù)的表達方式，要達到良好有效的溝通結(jié)果也是不可能的。

藝術(shù)表達的要求如下：

n 從對方感興趣的話題入手；

n 從對方可以認同的話開場；

n 緊緊圍繞對方的利益來展開話題；

n 多提問，誘出對方的想法和態(tài)度；

n 以商討的口吻向?qū)Ψ絺鬟_自己的主張和意見；

n 以求教、征求對方意見的方式來提出自己的建議；

n 注意力高度集中，盡可能多地與對方進行目光對接交換；

n 運用動作適中的身體語言輔助傳達信息；

n 借助有情節(jié)的表達，比如講故事，來闡述自己的觀點；

n 避免過多地使用專業(yè)術(shù)語；

n 適當?shù)刂貜?fù)以強調(diào)溝通要點。