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　　關鍵詞：人事檔案管理；問題；發(fā)展策略

　　人事檔案源于人事管理活動，是對職工績效與個人經(jīng)歷的記錄。改革開放以來，我國人事檔案管理不斷向著制度化、現(xiàn)代化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。同時，隨著人事制度的革新與企業(yè)管理方式的變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式開始逐步顯現(xiàn)出一些問題與不足，影響著人事檔案管理的發(fā)展。因此，研究目前人事檔案管理存在的問題，并提出相應的對策，是當前新形勢下推進人事檔案管理工作不斷進步的必然要求。

　　1 我國人事檔案管理存在的問題

　　1.1 人事檔案管理的意識不足

　　人事檔案管理意識淡薄主要表現(xiàn)在人事檔案工作不被重視、相關設備配置低等方面。由人事檔案管理是一項服務性質(zhì)的工作，它服務于企業(yè)的人事組織工作。同時人事檔案管理的對象眾多，工作量大，利用范圍相對較小。所以有一部分單位不重視人事管理工作，對工作所要求的軟件以及硬件設施配給不足。在日常工作中，人事檔案管理的主要內(nèi)容是保管與儲存，其利用率偏低，利用人事檔案的意識淡薄。

　　1.2 人事檔案使用效率低

　　傳統(tǒng)的人事檔案管理方法依然是目前很多單位的人事檔案管理模式。在先關配備資源方面，存在管理手段落后，硬件設備投入低等狀況、人事檔案管理離現(xiàn)代化的管理水平還有很大差距。現(xiàn)代化的計算機管理手段應用范圍小，只是起著輔助性的作用。沒有完善的檔案管理軟件以及高素質(zhì)的管理人員，這樣檔案管理就不能為外界提供服務。在日常的檔案錄入工作中，人事檔案的具體數(shù)據(jù)等信息也未經(jīng)有效核實。

　　在人事檔案的信息服務以及內(nèi)外交流方面，由于傳統(tǒng)的人事檔案儲存方式為紙質(zhì)載體，這樣就造成信息查詢的不便。人事檔案信息利用和開發(fā)的深度和廣度也因為其封閉性而受到制約。同時，傳統(tǒng)的人事檔案管理把檔案信息作為一種機密信息，對檔案信息進行嚴格的保護，這也一定程度上降低了人事檔案的利用效率。

　　1.3 人事檔案公信力不足

　　檔案記錄的真實性以及準確性是人事檔案發(fā)揮作用的基礎和前提。內(nèi)容失真的人事管理檔案會嚴重影響檔案的公信度。由于一些單位的人事部門在進行材料審核時把關不嚴、檢查過少等因素，一些虛假的材料進入人事檔案中，這使得人事檔案的可信度大大降低。

　　人事檔案失真的具體表現(xiàn)為檔案記錄內(nèi)容與實際狀況相差較大。人員信息更新不及時，在具體的記錄字段中，常常出現(xiàn)職務、工作、職稱缺失等現(xiàn)象。同時，有些單位的人事管理檔案比較注重歷史信息，在對人員信息的統(tǒng)計上過分注重政治歷史、政審材料等收集上。對于個人科研成果、工作業(yè)績等信息收集不完備。導致人事檔案無法為使用者提供所需信息的問題。

　　1.4 人事檔案人員配備不足

　　人事檔案管理對從事人員具有較高的專業(yè)性要求。中組部《干部檔案工作條例》中國明確規(guī)定："每管理一千人的檔案需配備1名專職干部，有業(yè)務知道人物的單位要配備相應的業(yè)務指導人員。"[1]但是，目前很多單位檔案管理從事人員配備過少，檔案管理者通常是兼職管理者，檔案管理只是他們的輔助工作。而且，目前人事檔案管理的很多從事者都缺乏檔案專業(yè)知識培訓。面對不斷增加的人事檔案規(guī)模，檔案管理從事人員數(shù)目相對過少，導致從事人員超負荷工作，其積極性以及責任心也會隨著降低。

　　2 新形勢下人事管理工作的對策

　　2.1 增強人事檔案管理的意識

　　人事檔案管理是一項重要的工作，它不僅需要從事人員積極地工作，還需要先關部門的大力支持。在軟硬件配備方面，人事檔案館應該作為重要的基礎工作得到上級領導部門的關注，為人事檔案館工作提供必要的人力和物力的支持。配備相關的工作設備與專業(yè)人員，為人事檔案管理提供良好的工作條件。

　　同時， 檔案管理工作人員要強化服務意識， 要具有奉獻精神， 勤勤懇懇， 兢兢業(yè)業(yè)， 切實提高自身素質(zhì)和工作水平。找準檔案工作的切入點， 把人事檔案工作延伸到工作內(nèi)部，積極探索人事檔案發(fā)展管理的新途徑和新方式[2] .

　　2.2 提高人事檔案的利用價值

　　人事檔案管理的利用價值通過為使用者提供有效準確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來。這就要求檔案管理者對檔案記錄內(nèi)容進行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。對各類信息進行有效分類，可以為使用者提供不同類型的人員資料狀況。突出檔案人員信息的績效考核、人力資源管理的作用。檔案管理人員應當隨時對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新。充分發(fā)揮管理軟件靈活快捷強大的統(tǒng)計、查詢功能， 提高人事數(shù)據(jù)的查看和查詢速度， 并定期就年齡、學歷、專業(yè)、職稱、職務、專業(yè)培訓、各種專業(yè)技能人才等進行分析、匯總、統(tǒng)計[3].

　　人事檔案管理者工作還應該做好信息保密與信息使用之間的關系。一方面保證人事檔案資料的安全性，同時也要提供相應的信息服務。在保護的同時提高檔案信息的利用效率。

　　2.3 建立完善的人事檔案管理制度

　　完善規(guī)章制度是人事檔案工作健康發(fā)展的重要保證。在新形勢下， 為推動人事檔案管理的科學化、規(guī)范化進程，人事檔案工作要吸取以前的經(jīng)驗和教訓， 繼承和發(fā)揚原來的規(guī)章制度中的科學合理部分， 結(jié)合實際， 建立一整套全新的合理統(tǒng)一的人事檔案管理工作模式， 同時健全人事檔案管理的各項規(guī)章制度， 一手抓目標建立， 一手抓制度落實。把重點放到制度落實上， 采取有效措施逐級抓制度落實[4].人事檔案管理工作需要進一步明確分工，保障具體的檔案工作有序進行。根據(jù)各部門的實際情況和特點制定不同的檔案管理制度。

　　2.4 加強計算機信息網(wǎng)絡管理建設

　　計算機網(wǎng)絡技術的迅速普及改變了傳統(tǒng)的信息管理方式。人事檔案管理引入計算機網(wǎng)絡技術也是新形勢下人事檔案管理的要求�，F(xiàn)代化的人事檔案管理要求采用高效的計算機管理模式，建立科學規(guī)范的人事檔案管理信息網(wǎng)絡。人事檔案的信息來源以及組織方法也必須不斷拓寬，現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術具有高速、準確的特點，對提高人事檔案管理工作的效率有極大幫助。因此，人事檔案管理必須與計算機網(wǎng)絡技術相結(jié)合，充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡技術的推動作用。

　　2.5 加強人事檔案管理隊伍建設

　　人事檔案管理隊伍的建設主要體現(xiàn)在提高從事人員的素質(zhì)上。一方面，要加強對現(xiàn)有人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓。從業(yè)人員的素質(zhì)水平直接決定著人事檔案館工作的水平。人事檔案管理人員需要接受教育的學習觀， 通過專業(yè)培訓、在職學習、參加學術交流活動等方式，努力鉆研業(yè)務、不斷拓寬知識面、提高知識層次， 不斷提高自身素質(zhì)和專業(yè)知識水平。在實踐工作中，要善于運用先進的管理技術和方法，提高工作質(zhì)量。人事檔案管理人員還應該學會打破傳統(tǒng)的檔案管理思維，積極提供主動服務，以適應新形勢下人事檔案管理工作的需要。同時，人事檔案管理人員要樹立責任意識、奉獻意識、服務意識、保密意識，增強做好人事檔案工作的責任心和使命感， 盡職盡責管好用好人事檔案。

　　另一方面，要加強對優(yōu)秀的具有專業(yè)知識經(jīng)驗的人才引入。為人事檔案館工作提供充足的人力支持，保持管理工作的創(chuàng)新性預先進性，為人事檔案管理工作不斷注入新的血液。

　　新時期人事檔案管理工作需要與時俱進，不斷進步。人事檔案管理者以及相關部門必須協(xié)調(diào)一致，充分認識到人事檔案管理工作的重要性。開拓思維，加強人事檔案管理的規(guī)章制度建設與從事隊伍建設。通過科學的計算機網(wǎng)絡技術提高人事檔案管理工作的效率，提高人事檔案信息的利用效率，將人事檔案管理工作不斷推向新的發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1] 中共山東省委組織部干部調(diào)配處。 干部人事檔案工作問答[M]. 濟南： 山東人民出版社， 1996： 231.

　　[2] 黃雄。 事業(yè)單位改革與人事檔案管理創(chuàng)新[ J] . 中共福建省委黨校學報， 2003 （5） ： 26 - 28.

　　[3] 董麗華。對國企人事檔案管理與利用的幾點建議。山西檔案[J].2008（2）：35-36.

　　[4] 陳萍。 談干部人事檔案工作的發(fā)展策略[ J] . 蘭臺世界， 2007（4） ： 19 - 20.